Een goed relatiebeheersysteem is essentieel voor bedrijven, verenigingen en brancheorganisaties. U wilt klantgegevens opslaan, op een simpele manier emails versturen naar een selectie van klanten, een koppeling maken naar uw website of extranet, maar ook zonder tussenkomst van derden wijzigingen aanbrengen in de eigenschappen van uw relaties. Maar wellicht ziet u op tegen de implementatie vanwege de omvang, complexiteit en inflexibiliteit van een relatiebeheersysteem. Dat hoeft niet.

riBase onderscheidt zich in flexibiliteit en koppelbaarheid. riBase wordt ingericht naar de organisatie, niet andersom. Complexe relatienetwerken, zoals personen die in verschillende rollen gekoppeld kunnen zijn aan bedrijven en organisaties, zijn mogelijk. Ook als koppelingen met bestaande systemen nodig zijn excelleert riBase, het biedt ruime mogelijkheden om te koppelen met bijvoorbeeld de website, het financiële pakket of Microsoft Office.

Het systeem is webbased (“SAAS”) en bereikbaar vanaf kantoor, thuis en via de mobiele telefoon. Dit is zeer veilig: de opslag en verwerking van gegevens voldoen aan de technische eisen zoals gesteld in Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Kern: relatiebeheer in de Datastore

De kern van riBase is de Datastore. Hierin liggen organisatie- en persoonsgegevens vast. De datastore is bijzonder flexibel, en is niet beperkt tot het vastleggen van relaties en hun bedrijven. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een persoon in de rol van secretaris te koppelen aan een brancheorganisatie, terwijl dezelfde persoon in de rol van eigenaar gekoppeld kan zijn aan een bedrijf.

Voor de implementatie van riBase brengt Ritense in samenwerking met de klant processen in kaart, waarna de Datastore wordt ingericht, aangepast op de organisatie. Na de eenmalige configuratie kan ook de klant zelf eenvoudig wijzigingen doorvoeren aan het model, bijvoorbeeld door kenmerken toe te voegen aan relaties zonder tussenkomst van technici – en daarmee zonder kosten.
Verder zijn eigenschappen van riBase:

• Het Dashboard: snel toegang tot essentiële gegevens;
• Het beheren van correspondentie: emails, facturen en documenten kunnen worden opgeslagen bij relaties;
• Standaard koppeling met uw website: relaties kunnen inloggen en zelf (delen van) hun profiel inzien en wijzigen;
• Personalisatie op uw website: u kan relaties toegang geven tot afgesloten delen van uw website, en eventueel zelfs automatisch laten inloggen op applicaties van derden;
• Flexibiliteit: u kunt zelf extra eigenschappen toevoegen aan relaties;
• Het maken van brieven en etiketten;
• Eenvoudig maken van rapportages.

Module email

Aan de kern van riBase kunnen modules worden toegevoegd. Met behulp van de module email kunnen gepersonaliseerde emailings worden verstuurd naar selecties van relaties. U kunt selecties maken in de Datastore, bijvoorbeeld alle medewerkers werkzaam bij een bedrijf groter dan 100 medewerkers, of alle medewerkers waar u het afgelopen jaar geen contact mee heeft gehad. Verder:

• Verzonder emails worden gearchiveerd bij de relaties.
• Statistieken van kliks op links in emails worden bijgehouden.
• Emails kunnen ingepland worden: nu aanmaken en ’s nachts versturen bijvoorbeeld.
• Adresbestanden kunnen worden ontdubbelt, zodat relaties niet tweemaal dezelfde mailing ontvangen.
• Emails zijn gegarandeerd leesbaar op een groot aantal verschillende mail programma’s.
• Mailings voldoen aan de SPAM richtlijnen uit de nieuwe Telecommunicatie 2009.

Module SMS

Op een zelfde wijze waarop emails worden verstuurd, kunnen ook SMS berichten worden verzonden. Ook deze berichten zijn te personaliseren en worden gearchiveerd bij de relaties naar wie een bericht verzonden is.

Module correspondentie en activiteiten
Het vastleggen van telefoontjes, inkomende en uitgaande correspondentie en email vindt plaats in de module correspondentie. Mails die u stuurt vanuit uw eigen mailprogramma zoals Outlook (maar ook elk ander programma) kunnen eenvoudig worden opgeslagen in riBase.  
Activiteiten kunnen vanuit riBase gekoppeld worden aan meerdere gebruikers in de organisatie Verder:

• Notities plaatsen bij personen of organisaties;
• Activiteiten bij personen en organisaties vastleggen, zodat u weet wie welke wijziging op welk moment heeft gemaakt;
• Eenvoudig brieven of etiketten maken op basis van een selectie uit de Datastore

Module facturen
Via de module facturen kunnen eenvoudig facturen worden samengesteld en verstuurd naar selecties van relaties. U kunt facturen printen, maar ook via email versturen. De belangrijkste eigenschappen van deze module zijn:  

• Aanmaken van eigen factuurtemplates , passende bij uw huisstijl en bijvoorbeeld type enveloppen;
• Opslaan van facturen bij de relaties;
• Afvinken van betaalde facturen, handmatig, maar ook via de API of een import van een CLIOP bestand;
• Exact Online koppeling mogelijk. Indien u dit pakket gebruikt kunt u facturen automatisch doorzetten in het juiste grootboek;
• Versturen van herinneringen.

En meer…
Naast de beschreven standaard modules kunnen modules op maat worden toegevoegd aan het systeem. Op deze manier is het mogelijk om riBase bijvoorbeeld te laten integreren met bedrijfsprocessen of systemen.

Veiligheid
riBase is een zeer veilig systeem. Niet alleen het feit dat diverse multinationals riBase inzetten bewijst dit, ook het scala aan maatregelen dat is genomen:

• Al het verkeer tussen de gebruiker en riBase wordt versleuteld verstuurd.
• Indien gewenst kan het beveiligingsniveau verder worden verhoogd door SMS authenticatie voor gebruikers, zoals ook door enkele banken wordt toegepast (ING).
• Passwords worden gecontroleerd op kwaliteit. Alle passwords worden gehashed opgeslagen, wat betekent dat ze onleesbaar zijn, zelfs voor ontwikkelaars.
• De servers staan in datacentrum Schuberg Philis op Schiphol Rijk en voldoen aan de ISO 27001 / BS 7799 standaard.
• Backups worden nachtelijks gemaakt en via een beveiligde (SSL) verbinding opgeslagen in een Amazon S3 bucket in de VS, dus buiten het datacentrum.

Prijzen
De kosten voor riBase bestaan uit éénmalige inrichtingskosten en een vast maandbedrag voor hosting en beheer. Indien u als branchevereniging lid bent van de Vereniging O3D dan betaalt u geen kosten voor hosting en beheer. riBase kent geen vaste 20% onderhoudskosten, zoals we die in de branche vaak zien.
De kosten voor een implementatie zijn afhankelijk van de complexiteit van uw implementatie. In een vrijblijvend gesprek kunnen we, na een inventarisatie van wensen, een richtbedrag afgeven.  


Meer informatie?
Deze pagina bevat slechts maar een korte weergave van de mogelijkheden die riBase biedt. Wilt u meer informatie, of een demonstratie? Neem dan contact met ons op.

Ritense BV
Koningen Wilhelminaplein 12
Postbus 75447
1070 AK Amsterdam
020-4232467
info@ritense.com
www.ritense.com